Kinh Nghiệm Cho Người Mới 10 Bước Mở Quán Cà phê

Lĩnh vực kinh doanh đồ uống, nhất là cà phê, tại Việt Nam vẫn là “mảnh đất màu mỡ” dành cho nhiều nhà đầu tư. Mở quán cà phê gần đây được nhiều bạn trẻ lựa chọn để bắt đầu con đường khởi nghiệp của mình. Tuy vậy, cũng như nhiều lĩnh vực kinh doanh khác, mở quán cà phê cũng tìm ẩn nhiều khó khăn khiến không ít người phải bỏ cuộc. Để tránh vấp phải những sai lầm không đáng có, hãy theo dõi bài chia sẻ kinh nghiệm mở quán cà phê từ A-Z sau.

1. Tìm ý tưởng và lựa chọn mô hình phù hợp cho mở quán cà phê

Đây là bước quan trọng nhất, ảnh hưởng đến các bước thực hiện tiếp theo của quá trình mở quán cà phê. Để có thể đưa ra quyết định sáng suốt, bạn cần phải nghiên cứu thị trường, khách hàng, đối thủ và cả tiềm lực của bản thân.

1. 1 Xác định cụ thể ý tưởng mở quán cà phê

Nếu chỉ dựa vào sở thích của cá nhân bạn để lên ý tưởng cho quán cà phê chuẩn bị mở thì thật mạo hiểm. Điều cần thiết để chọn mô hình quán cà phê đó là xuất phát từ tiềm lực sẵn có (cả tiền vốn, kinh nghiệm và nhân lực) đến nhu cầu của khách hàng, thị trường.

Hiện nay, có 2 hướng đi cho quán cà phê được nhiều chủ đầu tư lựa chọn nhất đó là:

1.1.1 Đăng ký nhượng quyền thương hiệu

Với chi phí nhượng quyền từ 100-200 triệu đồng, bạn không cần phải đau đầu trước bài toán xây dựng thương hiệu cho quán cà phê của bạn. Hướng đi này giúp cho chủ quán giải quyết vấn đề khách hàng giai đoạn đầu, sản phẩm thức uống cũng như cách vận hành quán. Bên cạnh đó, do thừa hưởng thương hiệu có sẵn, quán cà phê chỉ cần áp dụng theo format đã có sẵn là được. Hướng đi kinh doanh quán cafe nhượng quyền phù hợp cho nhà đầu tư muốn chọn giải pháp kinh doanh an toàn, ít rủi ro.

1.1.2 Tự xây dựng quán cà phê từ đầu

Nếu không nhượng quyền thì bạn phải bắt đầu gầy dựng quán cà phê của bạn từ A-Z. Tùy vào mong muốn và tiềm lực, bạn có thể chọn bán cà phê mang đi, quán cà phê truyền thống, quán cà phê theo chủ đề, …. Mỗi mô hình quán cà phê theo định hướng này sẽ có hướng đầu tư khác nhau, nhìn chung sẽ tốn nhiều công sức hơn. Tuy vậy, nhiều nhà đầu tư vẫn muốn xây dựng thương hiệu của riêng mình bởi mong muốn kinh doanh lâu dài, độc lập và phát triển bền vững hơn.

1.2 Chọn mô hình quán cà phê muốn mở

Sau khi xác định được định hướng kinh doanh quán cà phê của mình, bạn cần tiến hành nghiên cứu và chọn ra 1 mô hình quán cà phê phù hợp nhất. Tùy vào nguồn vốn, kinh nghiệm và nhân lực, bạn có thể chọn 1 trong các mô hình quán cafe tiêu biểu nhất hiện nay:

1.2.1 Tiệm cà phê mang đi (take away)

Tất cả dụng cụ thiết bị cần đầu tư cho mô hình này là xe đẩy, máy pha cà phê hoặc phin pha cà phê truyền thống, thùng chứa đá, ly ống hút nhựa mang đi cùng các nguyên liệu như đường, cà phê, thêm cây dù lớn và biển quảng cáo. Đây thuộc mô hình kinh doanh quán cà phê giá rẻ, phục vụ cho đối tượng khách hàng là sinh viên, người đi làm. Do đó, để kinh doanh hiệu quả, bạn hãy chọn địa điểm gần trường học hay khu vực tập trung nhiều văn phòng.

1.2.2 Quán cà phê vỉa hè, quán cóc

Cũng thuộc loại hình cà phê giá rẻ, quán cà phê cóc nhiều hơn xe cà phê take away ở vài bộ bàn ghế nhựa và vị trí vỉa hè rộng thoáng. Như một nét văn hóa của các thành phố lớn, quán cà phê cóc là địa điểm lui tới của đối tượng lao động phổ thông, bình dân hay người yêu thích giản dị không cầu kỳ sang trọng.

1.2.3 Quán cà phê bình dân

Với diện tích nhỏ, nằm ở vị trí mặt đường, thoáng đãng, khu dân cư đông đúc, quán cà phê bình dân thường phục vụ đối tượng khách hàng đến để uống cà phê, hút thuốc, gặp mặt nhanh. Khách hàng của quán cũng đa dạng có thể là người lao động tự do, dân văn phòng hoặc người đi đường nghỉ chân…

1.2.4 Quán cà phê kết hợp ăn sáng

Để phục vụ cho đối tượng khách hàng là sinh viên và dân văn phòng, bạn có thể kinh doanh mô hình cà phê kèm bữa sáng. Bánh mì, xôi, bánh ướt kèm theo ly cà phê là bữa sáng vừa ngon miệng vừa dễ dàng mang đi tiện lợi, được nhiều người lựa chọn. Bạn sẽ có không ít khách hàng thân thiết nếu biết lựa chọn vị trí quán phù hợp. Bên cạnh đó, cũng có những quán cà phê kết hợp cho khách ngồi lại thưởng thức bữa sáng.

1.2.5 Quán cà phê bóng đá

Đối với người hâm mộ môn thể thao vua, việc xem những trận cầu hấp dẫn tại một nơi có “không khí” bóng đá là một trải nghiệm thú vị. Do đó, quán cà phê bóng đá ra đời nhằm đáp ứng nhu cầu đó của khách hàng. Chỉ cần không gian thoáng, bố trí vài màn hình lớn, kết nối sóng truyền hình mạnh mẽ, chỗ ngồi thoải mái cũng menu nước uống đa dạng là quá ổn với quán cà phê mô hình này. Khác với các loại quán cà phê khác, quán cà phê bóng đá có thể mở cửa xuyên đêm để phục vụ khách xem các trận bóng giải châu Âu, châu Mỹ.

1.2.6 Quán cà phê dành cho giới trẻ

Có thể nói nhóm đối tượng này có nhu cầu đa dạng nhất. Mô hình quán cà phê dành cho học sinh, sinh viên, người đi làm cũng phong phú không kém. Chủ yếu phục vụ cho các hoạt động hội họp nhóm, vui chơi giải trí, làm việc…Một số loại hình đang được ưa chuộng hiện nay có thể kể đến như cà phê sách, cà phê acoustic, cà phê thú cưng, cà phê board game, cà phê coworking space…

1.2.7 Quán cà phê sân vườn

Có thể nói đây là mô hình quán cà phê được đầu tư công phu nhất. Bởi điểm đặc biệt của nó chính là không gian xanh rộng rãi, thoáng đãng cùng nhiều mô hình tiểu cảnh đặc sắc. Vậy nên việc xây dựng quán cà phê sân vườn không hề đơn giản. Đối tượng khách hàng của quán đa phần khó tính, trung niên có thu nhập cao.

2. Lập kế hoạch dự trù kinh phí ban đầu để mở quán cà phê

Một khi đã xác định được mô hình và hướng kinh doanh quán cà phê, bạn hãy bắt tay vào lập bảng chi phí dự trù ban đầu để mở quán. Nếu bạn chọn hướng tự mở quán cà phê từ A-Z hãy tham khảo các khoản chi phí cơ bản mà Ropresso liệt kê dưới đây:

2.1 Chi phí mặt bằng của quán

Dù có bạn có chọn mô hình quán cà phê bình dân chi phí thấp đi chăng nữa, việc lựa chọn mặt bằng cho quán là vô cùng quan trọng.Nó ảnh hưởng trực tiếp đến lượng khách của bạn hàng ngày. Ví dụ quán cà phê cho sinh viên mà nằm gần trường đại học sẽ thu hút khách hàng mục tiêu hơn ở các vị trí khác.

Tùy vào mô hình quán, khoản chi phí thuê mặt bằng cũng sẽ khác nhau. Vị trí càng đắt địa, diện tích càng rộng giá thuê sẽ càng đắt đỏ.

2.2 Chi phí xin giấy phép, chứng nhận

Cũng giống như các ngành kinh doanh khác, mở quán cà phê phải cần đăng ký giấy phép kinh doanh. Lệ phí đăng ký từ 1,5 triệu. Bên cạnh đó bạn còn phải chuẩn bị hồ sơ để được cấp chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm cũng như các loại bảo hiểm khác.

2.3 Chi phí sửa chữa và trang trí không gian quán

Khi nhận được mặt bằng, bạn cần bắt tay vào sửa chữa và trang trí cho quán cà phê của bạn. Với những mô hình cà phê dành cho giới trẻ và cà phê sân vườn, khoản chi phí này chiếm tỉ lệ khá cao.

2.4 Chi phí trả lương cho nhân viên

Tùy vào quy mô của quán, bạn cần từ 2 đến 4 nhân viên đảm nhận các công việc phục vụ, pha chế và thu ngân. Thông thường nhân viên phục vụ sẽ làm theo ca và có mức lương từ 3tr/ tháng, Lương của pha chế và quản lý quán sẽ cao hơn. Bạn cần có văn bản thỏa thuận công việc, thời gian làm việc và mức lương rõ ràng ngay từ đầu.

2.5 Chi phí mua nguyên vật liệu ban đầu

Là một trong những khoản chi phí đáng kể của quán cà phê, nguyên liệu và máy móc, dụng cụ đóng vai trò quan trọng để đảm bảo chất lượng thức uống của quán.

Thông thường, quán cà phê sẽ chi từ 10 đến 15tr cho nguyên liệu cà phê, trái cây, trà, sữa, đường, siro, các loại hạt, thảo mộc, đá viên trong 1 tháng, tùy vào menu. Bên cạnh đó, các dụng cụ như máy pha cà phê, tủ lạnh, máy xay sinh tố, máy ép, phin cà phê, ly tách muỗng,… cũng tiêu tốn từ 50 đến 200 triệu đồng.

2.6 Chi phí quảng cáo marketing cho quán cà phê

Để có nhiều khách hàng mới và khách cũ quay lại nhiều hơn, việc đẩy mạnh quảng cáo là không thể thiếu. Tùy vào hình thức mà chi phí cũng khác nhau. Để sử dụng hiệu quả nguồn vốn cho quảng cáo, bạn cần có kế hoạch chi tiết và nên tham vấn thêm từ các chuyên gia.

2.7 Tổng chi phí để mở một số mô hình quán cà phê tiêu biểu

Mỗi mô hình quán cà phê sẽ có mức chi phí đầu tư ban đầu khác nhau. Dưới đây là số liệu vốn ban đầu của một số mô hình quán tiêu biểu: Bạn có thể tham khảo số liệu dưới đây:

+ Quán cà phê take away: Từ 50 đến 70 triệu đồng.

+ Quán cà phê nhỏ, bình dân: Từ 100 đến 200 triệu đồng.

+ Quán cà phê bóng đá: Từ 200 đến 250 triệu đồng.

+ Quán cà phê cho giới trẻ, văn phòng: Từ 300 đến 350 triệu đồng.

+ Quán cà phê sân vườn: chi phí từ 500 triệu đồng.

Lưu ý: Số tiền này mang tính chất tham khảo, sẽ thay đổi dựa vào nhiều yếu tố. Tuy nhiên, đây là số tiền tối thiểu bạn cần chuẩn bị cho quán hoạt động từ 1-2 tháng đầu tiên.

3. Lựa chọn và thuê mặt bằng cho quán cà phê

Bước thứ 3 sau khi xác định được số vốn mình có, đó chính là đi tìm mặt bằng. Có 5 yếu tố để bạn quyết định có nên thuê hay không đó chính là:

3.1. Diện tích sử dụng

Như đã đề cập ở trên mỗi mô hình quán sẽ cho nhu cầu diện tích mặt bằng khác nhau. Ví dụ quán cà phê sách, cà phê làm việc cần diện tích từ 80-100m2 trong khí quán cà phê bình dân chỉ cần 25 -30m2 và quán cà phê sân vườn phải từ 300m2 mới đảm bảo kinh doanh hiệu quả.

3.2. Chỗ để xe của quán

Với quán cà phê cho khách ngồi lại thưởng thức đồ uống, việc lưu tâm đến chỗ để xe là điều vô cùng cần thiết. Nhiều khách hàng đã bỏ qua quán cà phê chỉ vì không có chỗ gửi xe hoặc chỗ để xe cách quán quá xa. Do đó, bạn cần chú ý đến tiêu chí chỗ để xe khi lựa chọn mặt bằng quán.

3.3. Có gần đối tượng khách hàng mục tiêu không

“Nhất cự ly” là yếu tố quan trọng khi chọn vị trí quán. Nếu quán của bạn gần khu vực khách hàng tiềm năng hay lui tới, tỷ lệ kinh doanh thành cũng cao hơn. Thật vậy, nếu bạn xác định mô hình quán cà phê cho đối tượng nhân viên văn phòng thì địa điểm gần các tòa nhà, văn phòng làm việc là lý tưởng hơn cả. Còn đối với quán cà phê bình dân, quán cà phê cóc thì việc mở quán gần khu công nghiệp, nhà máy sẽ ổn hơn. Quán cà phê cho sinh viên người trẻ thì gần các trường đại học sẽ thích hợp hơn.

3.4. Mật độ phương tiện lưu thông qua lại

Tiêu chí này cũng rất cần thiết nhưng thường bị bỏ qua khi các chủ đầu tư lựa chọn mặt bằng. Với mô hình quán cà phê mang đi hay quán cà phê ăn sáng, bình dân, bạn cần chọn vị trí đông người qua lại. Nhưng với quán cà phê sân vườn và quán cà phê làm việc, cà phê sách không gian yên tĩnh là lựa chọn phù hợp hơn cả.

3.5. Giá cọc và thuê hàng tháng

Yếu tố này khi chọn mặt bằng mở quán là quan trọng nhất. Nếu có mặt bằng hội tụ đủ các tiêu chí nhưng bạn không đủ ngân sách để thuê thì đành phải bỏ qua mà thôi. Hãy tìm hiểu kỹ và lên danh sách các phương án để cân nhắc kỹ lưỡng hơn, tránh bị động và bị ép giá khi thuê.

4. Tiến hành cải tạo và trang trí không gian quán cà phê

Sau khi đã thuê được mặt bằng, bạn cần thực hiện bước tiếp theo chính là sửa chữa và decor quán. Có hai phương án cho bạn lựa chọn, đó là tự mình làm bước này hoặc thuê đơn vị thiết kế thi công trọn gói.

4.1 Tự thực hiện thiết kế và thi công trang trí quán

Để tiết kiệm chi phí mở quán, nhiều người chọn cách tự mình thiết kế, tự mua sắm dụng cụ và thuê thợ ở những hạng mục phức tạp. Bạn hãy chọn phương án này nếu là người có kinh nghiệm, đã từng thực hiện trang trí quán cà phê hay không gian nhà hàng.

Nếu chưa từng làm thì đây không phải là lựa chọn tốt. Bởi lẽ việc sửa chữa phần cứng, đi hệ thống điện nước, đèn chiếu sáng, thoáng khí, điều hòa cũng như phần mềm: sơn, decor nội thất nếu thực hiện không đúng sẽ phản tác dụng và tốn thêm chi phí để làm lại.

4.2 Đặt dịch vụ chuyên nghiệp, sửa chữa, trang trí trọn gói

Được nhiều nhà đầu tư lựa chọn, việc thuê 1 đơn vị làm trọn gói tuy tốn thêm chi phí nhưng hiệu quả cao và tiết kiệm thời gian. Hơn thế, khi được đội ngũ chuyên nghiệp thiết kế và thi công, công trình quán cà phê của bạn được đảm bảo chất lượng hơn, hoạt động ổn định mà không lo lắng các vấn đề liên quan đến hỏng hóc.

Quán của bạn sẽ bán những loại đồ uống nào? Sử dụng nguyên liệu gì? Giá thành mỗi đồ uống bán ra cho khách là bao nhiêu? Tất cả đều cần một kế hoạch xây dựng bài bản. Bạn có thể dùng 1 trong 3 cách sau để xây dựng được menu đồ uống:

5.2. Tự mình đi học pha chế

Ropresso có lời khuyên cho chủ quán cà phê rằng nên đi học 1 khóa pha chế đồ uống. Dù cho bạn không phải là người trực tiếp pha chế cho khách, nhưng hiểu biết về đồ uống, hương vị và cách pha chế tổng quát giúp bạn quản lý nhân sự tốt hơn, có khả năng nắm bắt nguyên liệu và tự mình làm mới menu tốt hơn.

Nếu không chọn mở quán cà phê nhượng quyền cũng không có thời gian để đi học pha chế thì phương án thuê người pha chế chuyên nghiệp lập menu sẽ phù hợp hơn. Tuy tốn kém chi phí nhưng hiệu quả của cách này hoàn toàn không thể phủ nhận.

6. Lập list dụng cụ, máy móc quầy pha chế và nguyên liệu vật liệu

Quán cà phê hoạt động tốt cần phải được trang bị nhiều trang thiết bị. Để tránh thiếu sót, hãy lập danh sách vật dụng và nguyên liệu, sau đó cân chỉnh giá thành và tiến hành mua sắm các nhóm sau:

+ Dụng cụ máy móc pha chế: Tùy vào quy mô và menu bạn đã xây dựng, bạn có thể sắm các thiết bị sau cho quán cà phê của bạn: Máy pha cà phê, máy xay cà phê thành bột, máy xay sinh tố, máy ép chậm, máy xay đá, bình lắc pha chế, phin cà phê truyền thống, ấm đun nước, máy lọc nước, lò vi sóng, tủ nướng…

+ Thiết bị bảo quản: Tủ lạnh, tủ đông, thùng đá viên, kệ/ tủ bếp, giá treo/ để ly tách, tủ kính, kệ để cà phê…

+ Dụng cụ phục vụ: Ly, tách các loại, máy dán miệng cốc, khay bưng đồ uống, muỗng, dĩa, ốc hút, khăn giấy, cuốn menu,..

+ Nguyên liệu pha chế đồ uống: Cà phê, trái cây tươi, siro, đường, sữa các loại, socola, cookie, thảo mộc, các loại hạt (hạt phỉ, óc chó, hạnh nhân,…)

+ Thiết bị và hệ thống quản lý: Hệ thống POS tính tiền, camera, bảng tên, đồng phục cho nhân viên, dụng cụ vệ sinh,…

7. Mua đồ trang trí nội thất cho quán

Dựa theo bản thiết kế của quán, bạn có thể lập danh sách và mua sắm các đồ dùng để trang trí quán cà phê của bạn thêm phần thu hút. Một số vật dụng không thể thiếu có thể kể đến như bàn ghế, kệ sách báo, tủ trưng bày, đèn chiếu sáng, đèn trang trí, rèm cửa, hệ thống âm thanh, tivi, bình hoa,….

8. Tuyển dụng nhân sự cho quán

Bạn muốn khách hàng đến quán cà phê của bạn sẽ hài lòng về dịch vụ thì việc chú trọng vào nhân sự là điều cần thiết. Sau khi thực hiện các bước setup quán xong, bạn tiến hành tuyển dụng nhân sự. Tùy từng vị trí, yêu cầu để tuyển dụng nhân viên cũng khác nhau.

Đối với nhân viên pha chế và quản lý: cần có kỹ năng tốt, kinh nghiệm làm việc ở quán cà phê cùng thái độ trung thực.

Đối với nhân viên phục vụ: Cần năng động, thái độ vui vẻ cởi mở, thân thiện, sức khỏe tốt và nhiệt tình với công việc.

Bạn có thể đăng tuyển dụng miễn phí trên các hội nhóm cộng đồng hoặc nhờ người quen giới thiệu. Tuy nhiên, dù ứng viên đến từ kênh tuyển dụng nào, bạn cũng cần có bài test năng lực phù hợp trước khi ký hợp đồng làm việc.

9. Đăng ký các loại giấy phép cho mở quán cà phê

Trước khi quán cà phê của bạn đi vào hoạt động, bạn cần chuẩn bị các giấy tờ cần thiết để xin giấy phép kinh doanh, giấy chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm cũng như các loại thuế cho doanh nghiệp. Để kinh doanh lâu dài, bạn cần chấp hành đầy đủ các thủ tục theo quy định pháp luật, đóng phí và nộp đủ hồ sơ đến ủy ban quận/ huyện nơi quán cà phê của bạn hoạt động.

10. Thực hiện các chiến dịch quảng cáo marketing cho quán

Làm sao để quán cà phê có nhiều khách đến và làm thế nào để khách hàng nhớ đến quán và quay lại quán của bạn nhiều lần? Để giải quyết định vấn đề này, bạn cần lên kế hoạch và thực hiện việc quảng cáo tiếp thị phù hợp nhất cho quán cà phê của bạn.

Hoạt động marketing vô cùng rộng, nếu không có vốn “rủng rỉnh” bạn không thể thực hiện tất cả các mảng quảng cáo. Tuy vậy, nếu hiểu đối tượng khách hàng mục tiêu, bạn chỉ cần lựa chọn 1 số kênh quảng cáo chủ đạo và thực hiện tốt là đủ.

Một số kênh quảng cáo tiếp thị nổi bật trong ngành F&B:

+ POSM: Hãy thiết kế và thi công các ấn phẩm, poster, standee, bảng hiệu, băng rôn, phát activation để thu hút người qua đường chú ý đến quán cà phê của bạn.

+ Kênh online: Xây dựng fanpage, website chỉn chu, bài bản và quảng cáo tiếp cận khách hàng cũng đem lại hiệu quả đáng kể.

+ Remarketing: Để khách hàng luôn nhớ đến quán cà phê của bạn, hãy thực hiện chương trình khách hàng thân thiết, có thẻ thành viên và tung nhiều ưu đãi hấp dẫn để thu hút khách quay lại quán.

Với chia sẻ vô cùng chi tiết trên đây của Ropresso về các bước mở quán cà phê, hy vọng có thể giúp các bạn hình dung được các công việc phải làm để bắt đầu kinh doanh lĩnh vực này. Nếu không có nhiều thời gian để tìm hiểu cũng như chưa tự tin đưa ra các quyết định về tài chính, bạn có thể liên hệ với Ropresso – Đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ tư vấn mở quán cà phê trọn gói, để được định hướng và setup quán cà phê nhanh chóng và hiệu quả nhất.